Biuletyn Informacji Publicznej Biuletyn Informacji Publicznej

Biuro Praktyk i Karier Zawodowych

Ścieżka kariery to też proces – Business Process Management jako wsparcie dla rozwoju zawodowego i pracy w zespole

Ścieżka kariery to też proces – Business Process Management jako wsparcie dla rozwoju zawodowego i pracy w zespole

W zestawieniach unijnych Polacy plasują się wśród narodów spędzających najwięcej czasu w pracy. Jak pokazują dane Eurostatu za 2023 rok, przeciętny tydzień zawodowy mieszkańca Polski obejmuje 39,3 godziny – tylko Grecy i Rumuni notują wyższe wartości. Dłuższy czas pracy nie przekłada się jednak automatycznie na większą skuteczność działań. Źródłem trudności nie jest brak zaangażowania, lecz sposób organizacji – wiele zadań powiela się lub angażuje zbyt szeroki zespół. Rośnie liczba firm, które postanawiają to zmienić, wdrażając Business Process Management – podejście pomagające uporządkować działania wewnątrz organizacji. Co ciekawe, podobna metoda przynosi efekty również w życiu osobistym: przy rozwoju umiejętności, planowaniu zadań czy kierowaniu ścieżką zawodową – sednem jest przemyślane działanie, a nie liczba godzin.

Jak rozumieć Business Process Management?

Business Process Management, określane skrótem BPM, to uporządkowany sposób zarządzania, który ujmuje firmę jako sieć powiązanych ze sobą procesów. Nie jest to konkretna aplikacja ani pojedyncze narzędzie, lecz działanie oparte na systematycznym podejściu do analizy, planowania, wprowadzania i doskonalenia przebiegu zadań. W tym kontekście proces oznacza ciąg powtarzalnych czynności, prowadzących od jasno określonego punktu początkowego do zdefiniowanego efektu – odbiorcą rezultatu może być zarówno klient zewnętrzny, jak i pracownik wewnątrz organizacji. Przykładowo można wskazać procedurę zatrudniania, obsługę zamówień czy akceptację dokumentów księgowych.

Zarządzanie oparte na BPM uwzględnia cykliczność i zmienność procesów, dlatego opiera się na podejściu etapowym:

  • Rozpoznanie i odwzorowanie obecnego stanu (model „as-is”) – na tym etapie należy dogłębnie przyjrzeć się bieżącemu przebiegowi działań. Obejmuje rozmowy z osobami zaangażowanymi, obserwację czynności wykonywanych na co dzień oraz analizę danych dostępnych w systemach.
  • Ocena i diagnoza – po poznaniu rzeczywistego przebiegu procesu, następuje jego krytyczne spojrzenie z perspektywy efektywności. Wyszukuje się punkty przestoju, nadmiarowe działania i źródła strat w duchu koncepcji lean.
  • Tworzenie usprawnionej wersji („to-be”) – na podstawie przeprowadzonych analiz opracowuje się bardziej efektywny model działania. Uwzględnia się tu usunięcie problemów oraz uproszczenie lub przyspieszenie wybranych elementów.
  • Realizacja zmian – następny krok obejmuje wdrożenie nowego modelu do praktyki. Może to wymagać aktualizacji instrukcji, przeszkolenia zespołów bądź uruchomienia nowych systemów IT wspierających zmodyfikowane podejście.
  • Ciągłe śledzenie działania procesu – po przejściu na nową wersję konieczne staje się bieżące kontrolowanie efektów. Stosuje się w tym celu konkretne mierniki (KPI), które pokazują, czy zmiany przyniosły oczekiwane rezultaty.
  • Ulepszanie – ostatnia faza zakłada dalsze korekty w odpowiedzi na wyniki monitorowania. Otoczenie rynkowe nieustannie się zmienia, więc organizacja, chcąc utrzymać przewagę, powinna regularnie dostosowywać sposób działania.

Choć obecnie BPM korzysta szeroko z narzędzi cyfrowych, automatyzacji oraz analityki, jego rdzeniem pozostaje całościowe podejście do funkcjonowania przedsiębiorstwa jako układu wzajemnie oddziałujących procesów.

Metodyka, technologia i standard – czym różnią się BPM, BPMS oraz BPMN?

W kontekście zarządzania procesami biznesowymi często pojawiają się trzy akronimy: BPM, BPMS i BPMN. Chociaż brzmią podobnie i pozostają ze sobą w powiązaniu, odnoszą się do odrębnych obszarów tej samej tematyki. Rozróżnienie ich znaczeń pozwala lepiej zrozumieć, jak działa całościowy model zarządzania procesowego.

Business Process Management (BPM) oznacza podejście strategiczne i metodologiczne. Opiera się na koncepcji zarządzania skoncentrowanej wokół procesów i pomaga odpowiedzieć na pytania dotyczące charakteru realizowanych działań oraz powodów ich wykonywania w określony sposób. To sposób myślenia o organizacji, który koncentruje się na tym, jakie czynności są wykonywane oraz dlaczego podjęto właśnie takie działania. BPMS, czyli Business Process Management Suite/System, to z kolei rozwiązanie technologiczne. W praktyce oznacza to oprogramowanie, platformę lub pakiet narzędzi (często opartych na zasadzie low-code lub no-code), które wspierają wdrażanie i operacyjne funkcjonowanie BPM. BPMS służy do projektowania, uruchamiania, automatyzowania, analizowania i doskonalenia procesów biznesowych w środowisku cyfrowym. Odpowiada na pytanie: Jakich narzędzi używamy do realizacji procesów?

Ostatni składnik tej triady to BPMN (Business Process Model and Notation) – uznany na świecie standard graficzny umożliwiający odwzorowanie działań biznesowych w formie czytelnych diagramów. Ten język wizualny, oparty na zbiorze ujednoliconych symboli i reguł, zapewnia jasność przekazu dla różnych grup odbiorców – od specjalistów ds. analizy po zespoły IT i kierownictwo. Dzięki niemu można przedstawić złożone procesy w sposób zrozumiały niezależnie od roli użytkownika. BPMN pełni funkcję systemu zapisu, który oddaje strukturę procesów – odpowiada więc na pytanie: W jaki sposób prezentujemy przebieg procesów?

Zrozumienie powiązań między tymi trzema pojęciami stanowi istotny element w praktycznym zarządzaniu organizacją. Sama metodyka BPM potrzebuje narzędzi cyfrowych, aby jej założenia mogły być skutecznie zastosowane w większej skali. Równocześnie platformy BPMS nie spełniłyby swojej roli bez ustandaryzowanego, precyzyjnego sposobu odwzorowywania procesów – takiego, jaki zapewnia Business Process Model and Notation.

BPM w realiach zawodowych

Zarządzanie procesami w organizacji znajduje praktyczne zastosowanie w bardzo wielu dziedzinach, ponieważ każda firma – niezależnie od swojej działalności – funkcjonuje w oparciu o uporządkowane ciągi działań.

  • W bankowości BPM wspiera przebieg przyznawania kredytów, zaczynając od momentu, gdy klient składa wniosek, poprzez ocenę ryzyka finansowego, aż do przelewu środków na konto. Celem wdrożenia takiego podejścia jest skrócenie czasu obsługi oraz zapewnienie zgodności z przepisami prawa.
  • W branży logistycznej zarządzanie procesowe obejmuje całą drogę, jaką pokonuje towar – począwszy od zamówień składanych dostawcom, przez procedury magazynowe i kompletację, aż do dostarczenia przesyłki odbiorcy. Sprawna organizacja tych etapów przekłada się na niższe koszty oraz wyższą ocenę usług w oczach klientów.
  • Firmy technologiczne wykorzystują BPM w obsłudze zgłoszeń serwisowych, a także w porządkowaniu etapów tworzenia oprogramowania, co pozwala lepiej koordynować działania zespołów projektowych.
  • Również jednostki administracji rządowej oraz samorządowej sięgają po procesowe podejście – wdrażają je m.in. w celu usprawnienia pracy związanej z wydawaniem dokumentów, obsługą spraw obywatelskich czy realizacją usług publicznych. Redukuje to liczbę zbędnych kroków formalnych i podnosi poziom obsługi.

Zasady BPM można z powodzeniem wykorzystać również w obszarach zarządzania zasobami ludzkimi, w działaniach marketingowych czy w sprzedaży – tam także poprawiają przejrzystość współpracy i organizację pracy pomiędzy działami. Kompetencje związane z tym nurtem stają się coraz bardziej pożądane w oczach pracodawców, oferując ciekawe ścieżki rozwoju zawodowego. Eksperci w tej dziedzinie pracują jako analitycy procesów, doradcy ds. usprawnień organizacyjnych, a także jako kierownicy projektów związanych z wdrażaniem rozwiązań procesowych. Coraz częściej pojawiają się również stanowiska Process Ownerów – osób odpowiedzialnych za skuteczność i rozwój wybranych obszarów operacyjnych w strukturze firmy.

Umiejętności rozwijane poprzez BPM

Uczestnictwo w projektach opartych na zarządzaniu procesami sprzyja rozwijaniu wielu zdolności wysoko cenionych podczas rekrutacji. W pierwszej kolejności kształtowane są umiejętności analityczne – osoba zajmująca się procesami powinna potrafić rozłożyć skomplikowane zagadnienie na czynniki, powiązać je logicznie i rozpoznać tzw. wąskie gardła albo obszary generujące niepotrzebne wydatki. Aby prowadzić taką analizę skutecznie, potrzebna jest zarówno biegłość w pracy z informacjami liczbowymi, jak i umiejętność wyciągania trafnych wniosków. Równolegle rozwija się perspektywa procesowa – zdolność do postrzegania organizacji jako sieci wzajemnych powiązań. Taki sposób myślenia pozwala zauważyć, że działanie w jednej części firmy ma wpływ na pozostałe, co umożliwia przewidywanie następstw decyzji. Szersze spojrzenie na całość działań organizacji jest szczególnie przydatne na stanowiskach menedżerskich.

BPM to jednak nie tylko logika i dane, lecz również rozwój kompetencji interpersonalnych. Projektowanie procesów wiąże się z prowadzeniem spotkań roboczych oraz rozmowami z przedstawicielami różnych działów, co wspiera rozwój komunikacji i umiejętności słuchania innych. Z kolei etap wdrażania zmian wiąże się z koniecznością przełamywania oporu wobec nowości i przekonywania zespołów do modyfikacji dotychczasowych działań. Te umiejętności wzmacniają zdolność do odnalezienia się na współczesnym rynku pracy (ang. employability).

Kompetencje procesowe to więcej niż znajomość schematów czy narzędzi – to sposób na szybkie zrozumienie działania organizacji. Dzięki temu osoby z takim przygotowaniem lepiej odnajdują się w zmiennych warunkach i trafniej interpretują swoją rolę w szerszym kontekście. W świecie coraz bardziej zautomatyzowanym taka orientacja może przynieść wymierną przewagę.

Procesowe podejście do projektowania kariery zawodowej

Techniki charakterystyczne dla zarządzania procesami znajdują zastosowanie nie tylko w strukturach organizacyjnych – z powodzeniem można je przenieść na grunt indywidualnych decyzji zawodowych. Świadome kształtowanie ścieżki kariery staje się znacznie skuteczniejsze, gdy potraktujemy ją nie jako zbiór przypadkowych etapów, lecz jako przemyślaną i spójną sekwencję działań.

Kierunek kariery zgodny z podejściem BPM

Punktem wyjścia w BPM jest rozpoznanie obecnego przebiegu procesu – zrozumienie, jak działa on w aktualnych warunkach. Przenosząc tę metodę na grunt planowania zawodowego, od tego właśnie należałoby zacząć. Przyglądając się własnym umiejętnościom, można lepiej ocenić, które z nich stanowią naszą przewagę, a nad którymi dobrze byłoby popracować. Warto się zastanowić, czy swobodnie występujemy przed grupą, potrafimy skutecznie działać pod naciskiem czasu, czy też nasze kompetencje techniczne są na poziomie, który umożliwia realizację awansu. Pomocna może się okazać klasyczna analiza SWOT, choć szczera autorefleksja również przynosi cenne wnioski.

Kiedy już uchwycimy punkt startowy, nadchodzi moment, by zaplanować konkretne kroki. Na tym etapie określamy, jakie umiejętności powinniśmy zdobyć, z jakimi zadaniami się zmierzyć i gdzie szukać wartościowych doświadczeń. Dla jednej osoby priorytetem może być rozwój umiejętności liderskich, dla innej – opanowanie języka obcego, poznanie specjalistycznego narzędzia czy zaangażowanie się w projekt angażujący różne działy. Tak tworzy się nasz indywidualny „plan działania”, który zyskuje coraz wyraźniejsze kontury.

Po dopracowaniu koncepcji przychodzi czas, by zacząć działać. Może to oznaczać zapisanie się na studia podyplomowe, podjęcie nowych obowiązków lub udział w konkretnym przedsięwzięciu. Trzeba jednak pamiętać o monitorowaniu postępów. W miejscu pracy służą do tego KPI, a w rozwoju osobistym sprawdzi się liczba opanowanych kompetencji, certyfikatów, zrealizowanych kursów albo stopień zadowolenia z obranej ścieżki. Dobrym nawykiem jest ustalanie konkretnych celów – przykładowo: „co kwartał poznaję nowe narzędzie”.

Zwieńczeniem cyklu BPM pozostaje etap optymalizacji. To moment na ocenę skuteczności dotychczasowych działań i sprawdzenie, czy kierunek zawodowy wciąż odpowiada naszym ambicjom. Taka okresowa analiza pomaga podejmować trafniejsze decyzje i rozwijać się w sposób świadomy, konsekwentny i dostosowany do zmieniających się realiów.

Zacznij postrzegać działania przez pryzmat procesów

Podejście procesowe opiera się na przekonaniu, że każdy mechanizm – także ten, którego częścią jesteśmy na co dzień – da się usprawnić. Taki sposób patrzenia pozwala lepiej zrozumieć szerszy kontekst pracy. Przestajemy ograniczać się do wąskiego wycinka obowiązków, a zaczynamy zauważać, w jaki sposób nasze wybory i ruchy oddziałują na otoczenie. Gdy taka postawa zakorzeni się w strukturze organizacji, współpraca nabiera płynności, a firma z większą łatwością reaguje na nowe realia.

Choć termin Business Process Management może wydawać się specjalistyczny i nieco akademicki, w praktyce kryje się za nim podejście wyjątkowo użyteczne. To zestaw narzędzi pozwalających lepiej zorganizować działania, poprawić komunikację w grupie oraz uczyć się na podstawie wcześniejszych doświadczeń. Wiedza tego typu znajduje zastosowanie niezależnie od branży czy funkcji – wspiera analizowanie zjawisk, dostrzeganie prawidłowości i nadawanie sensu nawet najbardziej złożonym przedsięwzięciom.

Źródła:

Autor tekstu: Joanna Ważny

TAGI :